Matkalaskukäytänteitä on käytännössä monenlaisia ja niihin sisältyykin helposti veroriski, jos matkalaskun sisältöön ja säilytysvelvollisuuteen ei ole yrityksessä tullut kiinnitettyä riittävää huomiota.

Puutteellinen sisältö tai puutteellinen säilytys voikin johtaa verovapaiden korvausten verottamiseen, esimerkiksi palkkana.

Alla ohjeessamme tarkemmin matkalaskujen säilyttämisestä ja sisältövaatimuksista.

Verottomien korvausten (km:t ja päivärahat) maksamisen perusteena tulee olla maksajayrityksen hyväksymä matkalasku.

Matkalaskut ovat kirjanpidon tositteita, joten niitä koskee kirjanpitolain mukainen kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus ja juridinen vastuu säilyttämisestä on aina työnantajalla/korvauksia maksavalla yrityksellä. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineiston säilyttämisestä vastaa aina kirjanpitovelvollinen yritys, vaikka kirjanpito olisi ulkoistettu tilitoimistolle.

Kirjanpitolaki KPL 2:10 §:

• Tositteet, kuten matkalaskut, on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

• Säilytysvelvollisuus koskee sekä paperisia että sähköisiä matkalaskuja.

Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:

• Tilikausi päättyy 31.12.2025 → matkalaskut säilytettävä vähintään 31.12.2031 asti.

• Säilytys voi tapahtua sähköisessä järjestelmässä tai paperiarkistossa, kunhan aineisto säilyy muuttumattomana ja tarkastettavana koko säilytysajan.

Sisältövaatimukset:

Matkalaskun sisältövaatimukset perustuvat ennakkoperintäasetuksen 17 §:ään, joka määrittää, mitä tietoja työnantajan on saatava ennen kuin matkakustannusten korvauksia voidaan maksaa verovapaasti.

1. Matkan tiedot

• matkan tarkoitus

• matkan kohde (esim. paikkakunta tai osoite)

• tarvittaessa matkareitti

2. Matkustamista koskevat tiedot

• matkustamistapa / kulkuneuvo (esim. oma auto, juna, lento)

3. Matkan ajankohta

• matkan alkamisajankohta (päivä ja kellonaika)

• matkan päättymisajankohta (päivä ja kellonaika)

4. Kilometrikorvauksia koskevat tiedot (jos käytetään omaa ajoneuvoa)

Jos työmatka tehdään työntekijän omalla ajoneuvolla, matkalaskussa tulee lisäksi olla:

• ajettujen kilometrien määrä

• käytetty kilometrikorvauksen yksikköhinta

5. Kulutositteet

Matkalaskuun liitetään tositteet tai muu selvitys kustannuksista, kuten

·         hotellilasku

·         lento- tai junaliput

·         taksikuitti

·         muut matkakulujen tositteet

6. Ulkomaanmatkojen osalta lisäksi

• maa tai alue, jossa matkavuorokausi päättyy